ハイブリッド勤務で従業員の幸せを維持するためには？

新型コロナウイルス感染拡大は、企業や働く人々にとって学びの機会でもありました。従業員の健康状態や精神状態に気を使いながらも、新しいテクノロジーをどのように活用していくか、在宅勤務でも生産性をどのように維持するのかといったことを考えていかなければならなかったからです。

コロナ禍の体験は、人それぞれです。健康への悪影響など、日々多くの課題に直面しています。業務量の増加や責任の変化、新しい働き方への適応、子育てと仕事の両立など、どのようなことが原因であっても、リーダーシップの観点から、サポートが必要な人たちのメンタルヘルスや幸せの確保に注力しなければなりません。

世界中で新型コロナウイルスに関する規制緩和やオフィス勤務に戻る動きが見られます。また、そのような中、企業ではオフィス勤務に戻る人と在宅勤務を続ける人で分かれるようになるでしょう。新しい働き方へ適応していく中で、リーダーはマネジメントの方法を変更し、チームメンバーのメンタルヘルスと幸せを維持していかなければなりません。

サインを見逃さない

ハイブリッド勤務をしている従業員に対しては、今までとは異なるリーダーシップが求められます。ほとんどのリーダーにとってオフィス勤務と在宅勤務に分かれたチームをマネジメントすることは挑戦だと思います。以前、ハイブリッドチームのマネジメント方法について記事（ハイブリッド型チームの効果的なマネジメント方法とは？）を書きましたが、今回はこの不確実な時代に従業員が必要なサポートを受け続けられるようにする方法について説明します。

チームの半分がリモートワークをしている状態で、誰かがメンタルヘルスで苦しんでいることを見極めるのは難しいことだと思います。だからこそ、サポートが必要なメンバーが出す「サイン」を見逃さないことが重要なのです。それは、他の人に対してどのように接しているかなど表情や行動にあらわれます。

では、このような時期にあっても、チームメンバーのメンタルヘルスや幸せを維持するには、どのようにすれば良いのでしょうか。

１．従業員をサポートし、理解する

人によっては、リモートワークへの適応は難しいことだったと思います。また、ハイブリッド勤務が続く中、苦しみ続けている人たちもいるかもしれません。だからこそ、通常の勤務に戻り始めていたとしても、各チームメンバーの状況に対してさらなる理解と思いやりが必要です。

従業員が幸せで生産的に働くために必要なことがすべてそろっているかどうか、自問してみてください。適切なレベルなサポートを受けることができているでしょうか。もし、できていないとしたら、必要としているサポートは何か尋ねましょう。例えば、家庭との両立のために勤務時間を変更する必要はあるのか、業務の調整は必要なのか、必要なトレーニングはあるのかといったことです。

双方向で対話を行い、彼らが心配事を共有して弱音を吐くことができる場を作りましょう。そうすることで、彼らのそれぞれの状況について理解することができます。思いやりのある本当のリーダーになるためには、従業員という人間に心から関心を持ち、意識的に彼らの立場に立って考えることが重要です。そうすれば、チームメンバーは安心してサポートを求めることができるでしょう。自分も人間であり、悩むこともあるということを伝えるのを恐れないでください。

また、従業員への「伝え方」も気を付けるようにしてください。自分が彼らの気持ちや日々直面している課題を理解しているということを伝えていく必要があります。離れた場所にいる従業員に孤独を感じさせたり、「チームA」や「チームB」といった呼び方をして劣等感を感じさせることのないようにしてください。同情するのではなく、彼らの状況に共感しているということを伝えられる表現に調整しましょう。

２．信頼しているということを伝える

実際にオフィスで一緒に働いている人であろうとなかろうと、一歩下がって、期待に応えてくれる従業員を信頼することが大切です。これは、私の同僚であるヘイズ・カナダのプレジデントのトラヴィス・オールークが書いた記事です。ぜひこちらもご覧ください。

困難なときこそ試されるリーダーの信頼力

現実的であること、そして結果を重視することで、働く場所は関係なくなるかもしれません。従業員を信頼し、柔軟性を持たせることで、それぞれの事情に合わせて働くことができるからです。そうすることで、従業員は他に必要なことと仕事を両立させることができ、サポートをされていると感じることができます。

信頼は、雇用主と従業員の関係においても重要な要素と言えます。信頼関係の欠如は、従業員のモチベーションを低下させる可能性があります。やがて、自身の能力を疑い、仕事から遠ざかっていくことで、精神的な健康も損なわれていくかもしれません。従業員を信頼していることを示すことで、従業員は恐れずに自分の感情を伝えることができます。

毎日顔を合わせることのないチームでは難しいかもしれませんが、マイクロマネジメントを避け、彼らが仕事に打ち込めるよう、信頼していることを伝えましょう。安心感を与えることで、気軽に悩みを打ち明けることができるようになり、より良い信頼関係を築くことができます。

３．オープンで誠実なコミュニケーションの促進

この数カ月間、企業は従業員が孤独を感じないよう、積極的な対策をしてきました。その一つが、定期的にコミュニケーションをしっかりと行うということです。新しい働き方が定着してきている中で、今後も積極的に対策を行っていく必要があります。

また、事業の最新情報や成功事例など、社内でポジティブな話があれば共有し、一人ひとりがこのような事態に対してどのように対処しているかを時々確認するようにしましょう。なぜなら、変化の激しい環境では、物事が急速に変化するかもしれないからです。定期的に連絡を取り合うことで、「知らない」ということで感じる不安を和らげることができます。

定期的に連絡を取る場合、常に仕事の近況を尋ねることはしないように注意してください。その代わり、チームや会社で起きている良いことを伝えることで、双方向のコミュニケーションを図りましょう。また、会社やチームにとって必要不可欠な存在であるということを伝え、分裂しているチームの帰属意識を高めることも大切です。このようなステップを踏むことで、一体感が生まれ、同僚との距離感が縮まり、結果的に彼らのウェルビーイング幸せに繋ぐことができるのです。

４．チームの結束を強める

チームメンバーがそれぞれ離れた場所で働いていたとしても、「つながり」を感じて働いてもらうことが重要になってきています。多くの人事責任者は、コロナ禍の前から「インクルージョン（すべての従業員が働きやすい環境をつくること）」を重要視してきました。だからこそ、チームに一体感を持たせるために、各メンバーの考えや気持ちを大切にしていると伝えるようにしてください。

ただ単に電話会議を開いて、全員が出席し、自分の考えやアイデアを共有できればいいというわけではありません。同僚でダイバーシティ＆インクルージョン（D＆I）の責任者であるイヴォンヌ・スミスは、この問題について次のように語っています。「ハイブリッド勤務を継続するということは、同僚との日常的なコミュニケーションの一部にテクノロジーを使い続けていくということを意味しますが、誰もが同じように活用して受け入れることができるわけではないことを覚えておく必要があります。メンバーが、いつ、どのように、オンライン会議へ参加しているか観察するようにしてください。参加しないメンバーも同じく重要であり、彼らには参加しない理由があるかもしれません。思い込みで判断せず、配慮をしながらもその理由を尋ねるようにしてください。そして、参加方法の変更など、適切な調整を行い、見えない人を見えないままにしないことが大切です」。

このように考えると、できる限り人と人をつなげようと努力することが重要です。例えば、在宅勤務者とオフィス勤務者を結びつけるチームイベントを開催するのもよいでしょう。フォーマルなイベントや定期的な集まりだけでなく、インフォーマルな機会を設けて、メンバー同士がつながるようにしましょう。企業やチームによっては、毎週楽しむことができるようなクイズを企画しているところもあるそうです。

また、このような交流は、企業価値を高め、共通のアイデンティティを築き、チームとしての成果を称えあい、自分たちが仕事をする理由を再認識させる機会として活用することができます。

５．ワークライフバランスの促進

週に1～2日でも在宅勤務を続けている人は、生活と仕事をする空間が一体化してしまいます。そのため、ワークライフバランスを保つことはさらに難しくなります。リーダーとして、従業員が一日の終わりにリラックスして仕事をする時間を確保する必要があります。

そのような場合は、状況に応じて、就業時間と非就業時間を明確に区別するようにしましょう。一日の終わりにはノートパソコンを片付け、家族や友人と一緒に過ごすよう、直接会ってでもビデオ通話でもいいので、チームに働きかけてください。また、特に旅行が制限され、遠出をするきっかけが少なくなっている今、メンバーが休日手当を十分に取得しているか確認しましょう。

また、オフィス勤務に戻っている従業員への配慮も忘れないようにする必要があります。ハイブリッド勤務をしている場合、おそらく普段のように頻繁に会うことはないと思います。このようなアプローチは、オフィスにいる社員に対しても同じように活用できるはずです。

６．ウェルビーイングプログラムに力を入れる

コロナ禍に起きたポジティブな変化の1つは、ウェルビーイングプログラムの活発化です。「ソーシャルディスタンス」は新しい経験であり、雇用主は従業員の孤独感を和らげるためにどのような支援ができるかを真剣に検討していかなければならなくなったからです。このように導入されたウェルビーイングプログラムは、人々が同じ場所にあるワークスペースに戻った後も継続されるでしょう。

たとえ規制が緩和されたとしても、企業はハイブリッドな勤務形態に対応する必要があるので、従業員のメンタルヘルスと幸せは最大の関心事であり続けるはずです。ソーシャルディスタンスや適切なPPE（個人防護具）を提供することなど、オフィスに戻る人の健康と安全に関する配慮はもちろんのこと、幸せも、身体的だけでなく精神的にも健康であり続けるために、最重要視されなければならないのです。企業は、従業員との1対1の面談や、メンタルヘルスに関する啓発イベントを開催することで、従業員が自身の幸せについて話したり、必要な場合はサポートを求めたりできる環境を整えることができます。また、従業員が従業員支援プログラム（EAP）を利用できるようにし、従業員のメンタルヘルスや幸せに影響を与える可能性のある個人的または仕事上の問題に対処するために必要なサポートを提供することも重要です。

７．ハイブリッドモデルで適切なバランスをとる

リモートワークとオフィス勤務の適切なバランスを見つけることが極めて重要です。在宅勤務の強制は新型コロナウイルスに対する短期的な対応でした。100％の従業員が100％の時間、在宅勤務を続けられると期待するのは非現実的です。しかし、在宅勤務の必要性がなくなれば、全員がオフィスでの仕事だけに戻ると考えるのも非現実的です。

このブログで紹介したように、顧客との関係やメンタルヘルス、チーム文化に影響を与えずにリモートワークをサポートできる理想的なバランスを考えておくと良いでしょう。20％、30％、50％、あるいはそれ以上であっても、リモートワークの継続を希望する人がいれば考慮するべきです。

また、社員全員が在宅勤務を希望するわけでもなく、全員がオフィス勤務を希望するわけでもないので、双方に対応することが重要です。そうすることで、移行期間中も従業員のメンタルヘルスと幸せを最優先することができます。このような会話は、できるだけ早くチーム内で始めると良いでしょう。

８．ロールモデルになる

良いこととは何かを本当に理解するためには、リーダー自身が行動で示す必要があります。まずは、自分自身のメンタルヘルスと幸せに気を配り、模範を示しましょう。

例えば、自分の勤務時間を決め、時間外にメールを送らないようにすることです。仕事をするときとリラックスするときのメリハリをつけ、ワークライフバランスを保ちましょう。そうすることで、従業員の模範となるだけでなく、あなた自身のメンタルヘルスや幸せに気を配ることができます。日常生活のストレスから逃れられない人は誰もおらず、それはあなたも同じです。

また、ハイブリッドワークは、ほとんどの人にとって新しいものなので、すぐにすべての答えが見つかるとは限らないことも考慮する必要があります。チームに対して正直であること、すべてを知っているように見せないこと、自分の弱点を見せること、そして、これは一緒に解決していかなければならないことであることを伝えるようにしてください。

この記事が少しでも参考になることを願っています。もし、ハイブリッド勤務でチームが直面している課題をまだ理解できずにいるのなら、働きやすい環境を整えるために、必要なサポートは何か聞いてみてはどうでしょうか。

コロナ禍は、誰にとっても様々な理由から非常に困難な期間でした。しかし、私たちはそこから生まれた良いものを取り入れ、さらにそれを積み重ねていかなければなりません。人々のメンタルヘルスと幸せは非常に重要であり、企業が新しい働き方へシフトしていく際に欠かせないものであるということは忘れないようにしましょう。