ハイブリッド型チームの効果的なマネジメント方法とは？
コロナ禍で敷かれた規制は世界各国で徐々に緩和されつつあり、在宅勤務も定着してきました。このような状況下で、ポストコロナ時代のチーム運営に頭を悩ませる管理職は少なくありません。
こうした悩みには、明確な解決策が殆ど存在しません。一方で、柔軟な働き方を強化する企業の数は今後も増加していくものと思われ、外出規制の解除後も、企業は一部在宅勤務を採用し続けざるを得なくなるでしょう。
在宅勤務を実施するためには膨大な規模のインフラ整備が必要になりますが、企業はコロナ禍という非常に厳しい時期を経験し、こうしたインフラでも素早く構築できること、在宅勤務にシフトしても自社の社員が生産的に仕事に取り組み、新しいワークスタイルに迅速に順応していったことに気付いたのです。
しかし、在宅勤務が恒久的に定着すれば、企業にはどのような影響が及ぼされるのでしょうか。また、管理職は、働き方が大きく変化している今の時代に、どのように部下をリードして行けば良いのでしょうか。
在宅勤務の経験は十人十色
在宅勤務に慣れてくると、従業員の多くは仕事の流れやルーティンをそれぞれの勤務形態に合わせて調整することができるようになりました。それぞれの働き方の中で、仕事の生産性を高めながら、健康的なワークライフバランスを確立することができるようになったのです。
しかし、中には在宅勤務への切替が上手くいかず、オフィス勤務に戻りたいと望んでいる者もいます。仕事でのコミュニケーションと私生活の明確な線引きをしたい、というのがオフィス復帰の主な理由です。
在宅勤務に対する考え方は十人十色です。企業は、従業員が新しい時代に何を望んでいるのかを、しっかりと理解する必要があります。
ポストコロナの時代にハイブリッド勤務は定着するか？
コロナ危機が去った後も、在宅勤務やリモート勤務を一部取り入れるワークスタイルが日常的に、かつ長期的に展開される可能性が高いと言えます。つまり、政府の指針に基づいて、多くの企業がハイブリッド勤務の採用に踏み切ることが予想されるのです。
企業の中には、オフィスに復帰するか否か、また、復帰するならばいつ復帰するのかなどを、従業員個人の判断に委ねるところも出てくるでしょう。オフィス勤務を心待ちにしている者もいれば、望んでいない者もいます。企業は、これを念頭にケース・バイ・ケースでオフィス復帰の進捗を管理することになります。
同じチーム内でも、メンバーの置かれた状況や働き方の嗜好、条件はさまざまです。これに鑑みると、在宅で仕事を続けるメンバーがいる一方で、他のメンバーは職場に復帰して働くという、ハイブリッド型勤務の普及が進んで行くものと思われます。
ハイブリッド勤務が定着すると、出勤する従業員と在宅勤務の従業員が混在することになり、オフィスの雰囲気はその日によって変わるでしょう。こうした環境の変化は、多くの管理職にとってまさに新しいチャレンジとなります。近い将来ハイブリッド勤務が定着した場合、このように分散して働くチームを最適な形でマネジメントしていくために、管理職は何をしたら良いのでしょうか。
ハイブリッド型のチームをリードする11の方法
ハイブリッド勤務で働いている部下を効果的にリードするためには、すべての部下を公平に、疎外感を与えずにマネジメントすることが肝要です。以下のポイントを参考に考えてみましょう。
- 部下への期待を早い時期に明確にする 部下に期待することを早い段階で明確にし、説明をしておくことが大切です。自分が何を期待されているかが明確になれば、在宅勤務する部下とオフィスで働く部下の双方が、生産的に協力して仕事をすることができるようなりますし、誰がどんな仕事をしているのかがはっきりとわかるようになります。すべてのチームメンバーと定期的にミーティングを行い、その日、またはその週に良いスタートが切れるようにしておきましょう。また、重要なプロジェクトに関する仕事の進捗状況を定期的に報告し合うことで、それぞれの仕事のペースを調整したり維持したりすることができるようになります。
- 勤務状況を明確にする 誰がいつ、どこで働いているのかを、チーム全員で共有しましょう。カレンダー機能を使えば、大切な勤務情報を全員で共有でき、リモートで働くメンバーも含めて、誰が何をしているのかを常に把握できるようになります。
- 自分と異なる働き方をするメンバーをサポートし、リスペクトをする習慣を ハイブリッド勤務では、自分と異なる働き方をしているメンバーに対してネガティブな考えが浮かぶことがあります。例えばオフィスで勤務しているスタッフが、在宅勤務で働くスタッフを「しっかりと働いていない」とか、「自分たちよりも楽に働いている」と考えてしまうのならば、それは決して望ましい状況ではありません。これを避けるためにも、オフィスで働くメンバーと、在宅勤務のメンバー双方に、仕事を通じて、可能な限り積極的にコミュニケーションするよう働きかけましょう。ハイブリッド勤務で働く場合は、互いに支援し合い、リスペクトしあう習慣が大切です。
- それぞれの勤務スタイルの利点を理解し、公平に働けるよう対処する 例えば、在宅勤務をしている従業員は、オフィス勤務の従業員よりも、健康的なワークライフバランスを維持しやすい環境にあります。こうした点を考慮し、オフィスで働く従業員にも、勤務時間中の子供の送迎やランニングを許可するなど、柔軟な働き方を奨励するとともに、ワークライフバランスの維持を勧めてみるのも良いでしょう。また、勤務スタイルに関わらず、自分が率先して健康的な働き方を示すことも大切です。
- 時間と配慮は平等に 勤務場所や仕事の種類によって、メンバーへの配慮やサポートに差がつかないよう配慮しましょう。例えば、リモート勤務のメンバーに費やす時間や支援が少なくなるのは、望ましい事とは言えません。
- コミュニケーションに配慮する リモート勤務するメンバーとは、直接対面してコミュニケーションをする機会がありません。会議などでは、リモート勤務のメンバーにも、オフィス勤務のメンバー同様に、リーダーのあなたが隣に座っているかのような気持ちで参加してほしいものです。そのためには、どのような方法がとれるのでしょうか。リモート勤務の従業員とのコミュニケーションには、メールやチャットよりも、電話やオンライン会議など声や画像を使った方が効果的です。定期的に声を聴いたり顔を見たりすることで、遠隔で働いているメンバーにも、当事者意識や仲間意識を持ってもらうことができるようになります。
- 公平なパフォーマンス評価方法を検討する これからの人事評価は、机に向かっている時間よりも、目標に対する生産性を重視すべく切り替えていく必要があります。チームのメンバーの就業場所に関わらず、彼らが行う仕事の質に注目するようにして下さい。また、オフィス勤務のメンバーとリモート勤務のメンバーのキャリアパスが、公正で平等なものになるよう配慮することも必要です。
- 適切な人材採用を リモート勤務が中心となる仕事で新たに人材を募集するときは、適切なスキルを持った候補者を採用しましょう。ヘイズUSのCEO、デビット・ブラウンは、リモート勤務に向いている人材について、「セルフスターター」であること、時間を守れること、連絡がつきやすいこと、などを特徴に挙げています。また、リモートワークの経験があることも理想的な条件であると述べています。しかしながら、勤務スタイルに関わらず、ポストコロナ時代に必要とされる最も大切なソフトスキルは、適応力であると言えるでしょう。
- チームメンバーが対面で交流する機会を持つ コロナ禍が終息して外出規制などが解除されたら、チームのメンバー同士で対面して交流する機会をつくりましょう。これにより、チームが力を合わせて協力し合い、高い意欲を持って仕事に取り組むことができるようになります。
- リモート勤務のメンバーにも社内・チーム内の決定事項を伝える リモート勤務のメンバーは、ハイブリッド勤務導入後にオフィスで決定されたことや、役員が決めたことなどを知らずにいるかもしれません。メンバー間の認識を統一するためにも、定期的にまとまった時間を作り、こうした決定事項を詳しく共有し合いましょう。こうした取り組みを実施すれば、会社やチームの戦略・方針をより明確に把握できるようになるだけでなく、リモートで働くスタッフも、疎外感を感じることが殆どなくなります。
- 報酬や福利厚生は公平に オフィス内でのイベントや、オフィス付近にあるフィットネスジムの会員割引など、リモート勤務のメンバーが利用できない報酬や福利厚生は、モチベーションダウンにつながる可能性があります。リモート勤務のメンバーが利用できない福利厚生を提供する場合には、これらと同様のサービスを彼らにも与える必要があるでしょう。 例えば、オフィス出勤のメンバーにランチをごちそうするときは、リモート勤務のメンバーには食事のデリバリーを行う、オフィス内でマインドフルネスのレッスンを行うときには、リモート勤務の従業員のためにレッスンをライブ配信する、などの方法が考えられます。
新しい働き方の時代に備える
ポストコロナ時代は、新しい働き方の時代の到来であるとも言えます。私たちの働く環境はこれまで以上に変化に富んだ状況になるでしょう。各自が出勤日や在宅勤務日を柔軟に決めることができるようになれば、オフィスで働く従業員の数は減少するかもしれませんし、今日と明日ではチームの雰囲気も一変するかもしれません。つまり、チームのマネジメントは一層慎重に行わなければならくなるのです。
管理職の皆さんは、近い将来に、分散して働く部下たちをマネジメントしなければならなくなります。これに備えて、今から効果的なチームマネジメントについて考えておくことが肝要でしょう。
